Assistant(e) de direction (H/F)

Assistant(e) de direction (H/F) au sein de la Direction de l’Action Sociale, des Solidarités et du CCAS

Cadre d’emplois des rédacteurs territoriaux

par voie de mutation, d’inscription sur liste d’aptitude, de détachement

Recrutement ouvert aux agents titulaires et aux agents contractuels

MISSIONS PRINCIPALES :

• Fonctions d’appui stratégique et de coordination :
  • Apporte un soutien administratif stratégique à la Direction, en lien étroit avec les élus et les partenaires institutionnels.
  • Coordonne des événements stratégiques et des projets en lien avec les services et les élus (banquets des seniors, plan canicule, fête des associations, etc.).
  • Assure la liaison permanente et incontournable avec l’ensemble des partenaires internes et externes, pour garantir la fluidité des échanges et des validations.
• Tâches administratives transversales :
  • Gère les agendas et les congés de la Direction, l’organisation des réunions et des entretiens, la rédaction des comptes rendus, le suivi des dossiers sensibles ou confidentiels.
  • Rédige des notes de synthèse, rapports, courriers, convocations, documents administratifs (ordre de missions).
  • Élabore et gère des rapports et projets de délibérations pour le Conseil Municipal et le Conseil d’Administration du CCAS et assure le lien avec le services de la Préfecture
  • Organise et suit l’économat du service ainsi que la gestion de l’archivage documentaire de la DASS
• Fonctions spécifiques liées aux outils et dispositifs :
  • Référente GRU (Gestion de la Relation Usager) pour la DASS : réception, orientation et suivi des réclamations des usagers.
  • Suivi de la veille sociale et réglementaire, et accompagne à la mise en conformité RGPD / cyber sécurité.
  • Collecte des données nécessaires à la Convention Territoriale Globale (CTG) et participe à l’Analyse des Besoins Sociaux (ABS) à chaque nouvelle mandature.
• Soutien aux équipes et gestion des ressources :
  • Assure un travail de réseau avec l’ensemble des assistantes de la DASS pour garantir la cohérence et la transversalité.
  • Anime le pôle des secrétaires, coordonne et effectue des points hebdomadaires.
  • Remplace la secrétaire du pôle social et du logement en son absence.
  • Fait le lien avec les ressources humaines pour le suivi administratif du personnel du CCAS et les besoins en formation des agents.
• Fonctions budgétaires, logistiques et de gestion :
  • Régisseur principal des deux régies du CCAS : accueil des bénéficiaires, remise des aides, élaboration des états comptables mensuels et annuels.
  • Suivi budgétaire global du service : transmission des besoins, suivi des engagements, coordination avec les services financiers.
  • Saisie des bons de commande sur le logiciel Ciril Finances.
  • Gestion de la flotte automobile du CCAS : suivi de l’entretien, planning d’utilisation, mise à jour des documents, constitue les dossiers pour l’assurance en cas de sinistres

PARTICULARITÉS DU POSTE :

• Poste situé au sein de la Direction de l’Action Sociale / CCAS d’une collectivité investie dans l’accompagnement des publics fragiles.
• Capacité à intégrer une organisation à double entrée : Ville/CCAS,
• Collaboration étroite avec la Direction, les élus, les membres du Conseil d’Administration du CCAS, les partenaires
• Engagement fort en faveur de l’innovation sociale et du travail en équipe.
• Variation ponctuelle du temps de travail hebdomadaire en fonction des échéances et des urgences,
• Flexibilité demandée selon les impératifs de la Direction
• Présence aux Conseils d’administrations pour assurer le secrétariat

COMPETENCES PRINCIPALES ET QUALITES REQUISES :

• Rigueur, sens de l’organisation et autonomie dans la gestion des priorités.
• Grande discrétion professionnelle, loyauté et fort engagement dans les valeurs du service public.
• Réactivité et adaptabilité face aux urgences ou aux évolutions de l’organisation.

PROFIL RECHERCHÉ :

• Formation secrétariat ou assistance de direction.
• Expérience confirmée dans une fonction similaire, idéalement dans le secteur public ou médico-social.
• Excellentes capacités rédactionnelles et aisance relationnelle dans un environnement institutionnel.
• Maîtrise des outils bureautiques, des procédures administratives et des logiques d’action sociale.

CONDITIONS D’EXERCICES :

Le poste proposé est un poste à temps complet (37h30).

Il est à pourvoir dès que possible.

Vous bénéficierez :

• De 25 jours de congés ainsi que 14 RTT (pour une année civile) et 2 jours hors période (selon la pose de congés)
• D’un traitement de base + régime indemnitaire + prime annuelle
• D’une adhésion au Comité National d’Action Sociale (CNAS) offrant de nombreuses prestations (billetterie, voyages, spectacles, cinéma…)
• D’une participation employeur à l’adhésion d’une mutuelle labellisée (Prévoyance et Santé)
• D’un restaurant municipal de grande qualité (Catégorie B : 4.94 €)
• D’une politique de formations actives (individuelles et collectives)
• D’un coach sportif les lundis et vendredis midi
• D’un accès libre à une salle de sport les mardis et jeudis midi
• Remboursement à hauteur de 75% de la carte Navigo

Au-delà de vos compétences, c'est votre motivation, et votre personnalité qui feront la différence. Nous vous proposons un accompagnement et des formations pour assurer vos missions dans les meilleures conditions.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, alors n’hésitez pas à nous adresser votre candidature !

CONTACT :

Monsieur le Maire

Hôtel de Ville

2 avenue Georges Pompidou

BP 70001

94371 SUCY-EN-BRIE CEDEX

Ou de préférence par mail : candidatures@ville-sucy.fr